Spredning av forbedringsarbeid

Det innføres nye måter å jobbe på som gir gevinst for pasientene og ansatte hele tiden, men kunnskapen om dette forblir ukjent for andre selv innenfor samme organisasjon. Skal vi unngå små isolerte øyer av forbedring, må en starte planleggingen tidlig.  Hva må vi huske på når vi skal spre godt forbedringsarbeid ut i organisasjonen?

Institute for Healthcare Improvement har utviklet et rammeverk for spredning som kan bidra til å spre forbedringsarbeid fra lokale «øyer av forbedring» til resten av organisasjonen. Med dette rammeverket kommer en omfattende sjekkliste som kan brukes for å kontrollere om organisasjonen din er klar for spredningen og hjelper deg på veien videre.

Ledelse for spredning

• Er forbedring på dette området en nøkkelstrategi i organisasjonen?
• Finnes det en overordnet leder som er ansvarlig for spredningen?
• Finnes det en person eller et team som kan gjennomføre de daglige «spredning aktivitetene»?
• Er målene og incentivene for organisasjonen i samsvar med endringene (Det nye systemet)?

Tilrettelegge for spredning

• Hvor skal spredningen skje? Hvem er mottakerne av spredningen (enhet, avdeling etc)?
• Finnes det en vellykket pilotavdeling som har implementert det nye systemet
• Hvem er nøkkelpersonene/gruppen som tar beslutningene om endringene i mottakeravdelingen?
• Hva er strategien for å nå mottakeravdelingene?
• Hva er planen for å etablere en toveis kommunikasjon mellom de som leder spredningen og pilotavdelingen?
• Hvilken strategi har du for belønning og annerkjennelse av deltakelse og framgang?
• Hvor er de forskjellige ressurser tilgjengelig?

Styrke det sosiale systemet (mellommenneskelige system)

• Hvem er budbringeren(e) som vil forklare det nye «systemet» til mottakeravdelingen?
• Kan det etableres en arena (nettverk med ansatte med like posisjoner og ansvar for eksempel leger, sykepleiere, teknikere, kontorpersonell etc.) for å fremme diskusjoner mellom ansatte? Trengs det en slik arena for spredningen?
• Hva er de største bekymringene til ansatte «på gulvet»? Hvordan vil du løse disse?
• Hvilke verktøy eller metoder brukte pilotavdelingen som kan gjøre det enklere for de nye teamene å få til forbedringene?
• Hvordan vil ledelsen være involvert og i kontakt med «frontlinjen?

Andre nøkkelfaktorer for vellykket spredning

Lag en kommunikasjonsplan

• Hvordan vil du skape kunnskap om initiativet? Hvordan skal det bli kommunisert?
• Hvordan vil teknologisk kunnskap bli kommunisert?
• Hvordan vil målinger og resultat bli kommunisert til ledelsen?
• Hvordan vil vurderinger av framdrift og resultater kommuniseres tilbake til pilotenheten?

Utvikle et måle/resultat og tilbakemeldingssystem

• Hvordan skal forbedring måles?
• Hvordan vil spredningsraten bli monitorert?
• Hvem får ansvaret for å samle, plotte og dele data?
• Hvilke rapporter vil brukes for å monitorere og raffinere spredningsstrategien?
• Hvordan vil målinger og analyser bli vist til pilotenheter for å oppmuntre videre framgang?
• Hvordan vil pilotenheter bli belønnet og anerkjent for deltakelsen og framgangen?

Hvordan bruke sjekklisten?

Nederst i artikkelen kan du laste ned den mer utdypende sjekklisten. Ledergruppa og nøkkelpersoner bør sette av tid til å sammen gå gjennom og finne svar på alle spørsmålene i listen. De spørsmål dere mangler eller ikke kan svare «ja» på må dere lage en plan/strategi for å kunne «svare ut». Risikoen for å forlenge den lokale implementeringstiden eller mislykkes helt øker dersom spørsmål står ubesvart.

Når en strategi, ved hjelp av sjekklisten er laget vil organisasjonen være klar for spredning.

Vil du lære mer?

Ta kontakt med Kontinuerlig forbedring.

Vedlegg

IHI - Spread Planner (pdf)

IHI - Spread Planner - oversatt til norsk

Referanser

Planning for Scale: A Guide for Designing Large-Scale Improvement Initiatives. McCannon CJ, Schall MW, Perla RJ. IHI Innovation Series white paper. Cambridge, Massachusetts: Institute for Healthcare Improvement; 2008.

A Framework for Spread: From Local Improvements to System-Wide Change. Massoud MR, Nielsen GA, Nolan K, Schall MW, Sevin C. IHI Innovation Series white paper. Cambridge, MA: Institute for Healthcare Improvement; 2006.