A3 – en metode for problemløsning
A3 tar utgangspunkt i forbedringssirkelen, og følger man denne «oppskriften» er en sikret en systematisk gjennomføringsplan for alle faser i et forbedringsarbeid.
Vi bruker mye tid og ressurser på brannslukking og tiltak som vanskelig lar seg gjennomføre eller ikke har den ønskede effekt. Det finnes imidlertid verktøy som kan bøte på dette. A3 tar utgangspunkt i forbedringssirkelen, og følger man denne «oppskriften» er en sikret en systematisk gjennomføringsplan for alle faser i et forbedringsarbeid.
Mange timer og ressurser går tapt i forsøket på å iverksette tiltak som ikke lar seg implementere, som får andre effekter enn forventet eller som ikke løser det problemet vi hadde i utgangspunktet. Utgangspunktet er ofte feil ved at vi er uenige om hva det egentlige er problemet er, hva løsningen er, og hvordan vi skal få løsningen implementert.
En enkel og velutprøvd metode for å systematisk gjennomgå alle faser i forbedringssirkelen i forbedringsarbeid kalles A3. Navnet har den rett og slett etter størrelsen på arket som benyttes – et A3 ark som tar oss igjennom alle trinn i problemløsning etter PGEK-strukturen. Forbedringssirkelen (eller PGEK) er presentert i en kortversjon her og i forskriften.
Dette problemløsingsverktøyet kan brukes på store så vel som små forbedringsarbeider.
Bruker man A3 systematisk i problemløsingen vil man først planlegge i fire trinn: Beskrive problemet og nåsituasjonen, spisse problemstillingen og finne rotårsakene. Problemet kan se helt annerledes ut om en tar pasientens perspektiv enn om en ser problemet fra eget ståsted. En måte å sikre seg pasientens perspektiv kan være å gå ut og se selv. Alternativt kan en jo spørre pasienten!
Deretter vil en gjennomføre i to trinn: Først etablere hypoteser med konkrete forslag til løsninger, og deretter planlegge test av disse. Her gjelder det å ikke tenke for stort. Ved å småskalateste ulike tiltak kan en vurdere om de treffer blink eller ikke, før en implementerer i stor skala. Evalueringen skjer ved at en verifiserer at hypotesene faktisk løste problemet slik at målet er nådd, etterfulgt av eventuell korrigering. Dersom en ikke har nådd sine mål kan en gå baklengs i A3-strukturen og eventuelt gjøre om på mål, rotårsaker eller annet underveis. Videre oppfølging må sikre effektiv implementering av de tiltak som en har testet samt sikre at de nye løsningene og/eller standardene etterleves.
I sum utgjør A3 en huskeliste så vel som en prosjektskisse, en rapportmal og en gjennomføringsplan. Best utbytte får en av verktøyet dersom en jobber sammen i et mindre forbedringsteam og bruker tid på særlig de første fasene sammen med pasient eller brukere. Starter en med et mindre problem har en større sjans til å lykke enn om en griper om for mye i første runde.
Ønsker du å lære mer om A3 kan du enten kontakte oss, eller se dette webinaret der vi underviser om A3 for Statsforvalteren og USHT Innlandet. Her er lenken til opptaket: Webinar 25.4 God ledelse i praksis-implementering