Planlegge prosjekt

Prosjekter bør ledes av en prosjektleder, og skal ellers sammensettes av prosjektdeltakere og prosjektpartnere. Institusjonen med overordnet ansvar for prosjektet er den prosjektansvarlige.  

Med prosjektleder menes en fysisk person, normalt den som er initiativhavende. Prosjektleder skal ha nødvendig faglig kompetanse. 

Med prosjektansvarlig menes institusjon med signaturrett og overordnet ansvar for prosjektet overfor finansieringskilden(-e). 

Med prosjektdeltaker(-e) menes prosjektansvarlig og partner(-e) som i henhold til prosjektbeskrivelsen bidrar med ressurser til Prosjektet. 

Med (prosjekt)partner menes sidestilte deltaker(-e) i prosjektet som i fellesskap med prosjektansvarlig definerer omfanget av prosjektet, bidrar til dets vitenskapelige gjennomføring og deler risikoer og resultat. Oppdragsforskning og yting av forskningstjenester anses ikke som en form for samarbeid. 

Med samarbeidsprosjekt menes prosjekt der partene er beskrevet og opptrer som partnere. 

Prosjektleder skal så tidlig som mulig involvere institutt-/klinikkledelsen i planlegging og utarbeidelse av prosjektsøknad. Der hvor det er naturlig og hensiktsmessig at både UNN og UiT deltar i prosjektet skal instituttleder/klinikksjef sørge for at initiativet gjøres kjent for den andre institusjonen. 

Hvis prosjektet involverer ressurser i både UNN og UiT skal søknad, inkludert budsjett og beskrivelse av prosjektdeltakerne og deres roller og ansvar være godkjent av instituttleder og klinikksjef i fellesskap, for søknaden sendes. I alle tilfeller skal planlagt ressursbruk godkjennes av den som eier ressursen, og bruken skal synliggjøres i budsjettet. Bruk av andre parters ressurser i prosjekter hvor man ikke er prosjektpartnere regnes som salg av tjenester, og er normalt mva-pliktig. 

Søknaden skal synliggjøre prosjektansvarlige og samarbeidspartnerens forpliktelser og bidrag til prosjektet, herunder beskrivelse av ansvars- og arbeidsoppgaver, dvs. hva som skal utføres, samt eventuelle milepæler mv.  

For søknad sendes skal det settes opp et realistisk budsjett over alle kostnader og inntekter fordelt over aktuell prosjektperiode. Budsjettet skal omfatte både direkte og indirekte kostnader, samt bruk av egeninnsats, herunder bruk av personell og kjernefasiliteter og/eller annen forskningsinfrastruktur. Bruk av egeninnsats skal vare faglig begrunnet. 

Hver person i hvert enkelt prosjekt kan bare representere en institusjon. Hvor det deltar ansatte i delt/kombinert stilling, må det avgjøres hvilken institusjon den ansatte skal representere i prosjektet. Den enkelte institusjon har arbeidsgiveransvar for sine ansatte i prosjektet.  

UiT og UNN har støttefunksjoner både til arbeid med budsjett og søknad som kan benyttes. Forskningsprosjekter kan søke om forskningsstøtte fra Klinisk forskningsavdeling ved UNN. 

Det er også opprettet et nytt tilbud til forskere som skal søke om ekstern finansiering ved Klinisk forskningsavdeling. grants@unn.no er et lavterskeltilbud om ekstra forskningsstøtte til deg som skal søke om eksterne forskningsmidler. Grants-teamet kan vurdere og gi tilbakemelding på følgende områder: Strategiske og faglige tilbakemeldinger, presiseringer, forslag til forbedring av struktur, oppbygning av søknaden, budsjettering, formelle krav og brukermedvirkning.

 Mer informasjon 

For prosjekter som skal benytte data fra Helse Nord, anbefales det å registrere prosjektet i FORSK så tidlig som mulig. Dette gir mulighet for rådgivning om datauttrekk og en grundig kartlegging av databehov. Å ha dette på plass vil ofte være en fordel før søknader sendes til REK og PVO.

Prosjektleder er primus motor for prosjektets gjennomføring og måloppnåelse, og skal i samarbeid med partene påse at prosjektet gjennomføres i henhold til gjeldende lover, regler, rutiner og avtaler. 

Prosjektleder skal i samarbeid med partene, vurdere hvilken institusjon som skal være prosjektansvarlig, og er søknadsansvarlig på parten eller partenes vegne. Hvem som skal være prosjektansvarlig avgjøres ut fra en konkret og helhetlig vurdering av: 

• Betingelser og vilkår som følger av utlysningen eller den eksterne finansieringskilden  
• Hvilken institusjon som står for hoveddelen av det vitenskapelige bidraget til prosjektet  
• Hvor prosjektet/forskningen rent faktisk finner sted, og hvilken infrastruktur som skal brukes i prosjektet

For prosjekter som hører inn under helseforskningslovens virkeområde, skal prosjektleder bistå partene i avgjørelsen av hvilken institusjon som skal vare forskningsansvarlig institusjon. Med forskningsansvarlig institusjon menes institusjon med overordnet ansvar for at prosjektet organiseres og gjennomføres i henhold til lov om medisinsk og helsefaglig forskning (helseforskningsloven) med forskrifter. Forskningsansvarlig institusjon er den institusjon hvor forskningen rent faktisk og naturlig hører hjemme, ut fra en konkret og helhetlig vurdering av: 

• Hvor forskningen rent faktisk finner sted
• Hvem som eier eller er forvaltningsansvarlig for de aktuelle forskningsdataene som skal benyttes i prosjektet. 
   

Prosjektet skal arkivere relevante dokumenter i henhold til rutiner i prosjektansvarlig institusjon (f.eks. i Elements). 

​