Ferieplanlegging i UNN 2020

De fleste har kommet langt med ferieplanlegging for sommeren 2020, ettersom vi har stor andel kalenderplaner er også noen allerede ferdig og har iverksatt plan som inkluderer sommeren og ferieavviklingen. Når vi nå står midt oppi Covid-19 pandemien er det mange som lurer på hvordan dette vil påvirke ferieplan og ferieplanleggingen.

Solnedgang
Foto: Rune Dahl

​Følgende rammer og anbefalinger er utarbeidet basert på gjeldende lovverk, avtaler og forståelser per tiden. Det pågår et kontinuerlig arbeid mellom sentrale parter som kan berøre båre lovverk, avtaler og forståelser. Dette kan også endre rammene for planlegging hos oss og vil bli orientert om dersom det skjer noe som får betydning i forhold til planlegging og ferieavvikling i UNN.

Når ansatte ønsker å slette allerede avtalt ferie

En del ledere opplever at ansatte ønsker å slette allerede avtalte ferie og utsette denne til senere fordi opprinnelige ferieplaner faller i grus pga. koronapandemien. Dette må vurderes nøye. Er vi i en situasjon der vi trenger kompetansen tilgjengelig, eller er det rom for at ferien avvikles som avtalt?

Ferien avvikles som planlagt dersom det er mulig.

  • Vi vet ikke hvor stor belastning pandemien vil gi, viktig å fordele ressursene og gi avtalt fri i den grad det er mulig.
  • Dersom allerede avtalt ferie ikke avvikles som planlagt, kan det gi en opphopning av ferie i hovedferieperioden. I tillegg vil det gi økt omfang restferie som skal avvikles innen utganger av året, noe som vil gi store driftsutfordringer.

Kun dersom det er reelt behov, enten i avdelingen eller i organisasjonen for øvrig, kan allerede avtalt ferie slettes.

  • Dette gjøres kun etter driftsvurdering og dialog med koordinator for omdisponering av ressurser i egen klinikk.
  • Dersom behovet er utenfor egen enhet, slettes avtalt ferie dersom vedkommende kan omdisponeres i perioden.

Når arbeidsgiver har behov for å tilbakekalle godkjent ferie

Det kan oppstå behov for å endre allerede varsle ferie, eller tilbakekalle ansatte som er på ferie

Varslet ferie kan endres basert på uforutsette hendelser.

  • Koronapandemien regnes som uforutsett og ettersom situasjonen vi står i er uforutsigbar kan det oppstå forhold som gir grunnlag for å endre allerede avtalt ferie.
  • Arbeidsgiver skal vurdere andre løsninger først.
  • Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følge av omlegging av ferien.

Begrenset mulighet for å tilbakekalle ansatte som har begynt sin ferieavvikling

  • Må foreligge en nødrett-situasjon for slik tilbakekalling.
  • Anbefaler forespørsel om frivillig å komme tilbake fra ferie om behov.

Restferie

Situasjonen med Covid-19 pandemien er uforutsigbar og vi vet ikke hvor lenge dette vil prege driften. Vi anbefaler derfor at man har et bevisst forhold også til restferien.

Avvikling av mest mulig restferie tidlig anbefales, gjerne også før sommeren ettersom vi kan forvente opphoping av restferie mot slutten av året. 

  • Allerede avtalt ferie før hovedferieperioden avvikles i den grad det er mulig
  • Vurder å tilby uttak av feriedager til ansatte i forkant av ferieperioden i den grad det er mulig

Den 6. ferieuken

Arbeidstakere som fyller 60 år i ferieåret har rett på en ekstra ferieuke som kan kreves avviklet med 2 ukers varsel til arbeidsgiver.

Gå tidlig i dialog med aktuelle arbeidstakere om uttak av denne ferien.

  • Etterspør plassering av den ekstra ferieuken tidlig for mest mulig forutsigbarhet for drift og belastning på andre arbeidstakere i situasjonen vi står i.

Avtalte sommertiltak i UNN for sommeren 2020

Etter beslutning i direktørens ledergruppe er det etablert et sett mulige sommertiltak som kan vurderes brukt i sommerperioden. Det er inngått sentral avtale med aktuelle organisasjoner om bruk av ekstraordinær arbeidstid. Alle tiltak skal godkjennes av klinikksjef og håndteres innenfor eget budsjett.

  • Ekstraordinær arbeidstid ut over 100% stilling
    • Inngått sentral avtale med NSF, Fagforbundet, Delta og Dnj (SAN
    • Gjelder kritisk personell
    • Honoreres med samme satser som prosjekt/produktivitetsavtaler
  • Kritiske vakter
    • 1000,- for vakt ukedag/1500, vakt helg uavhengig av klinikk/avdeling.
  •  Flytting av ferie
    • Gjelder allerede godkjent ferie lagt i plan som flyttes ut av hovedferieperioden.
  • Dekking av husleie for vikarer

Før disse tiltakene vurderes anbefaler vi sterkt at arbeidstakere i delstilling anmodes om å øke sin stillingsprosent i sommerperioden.

Noen generelle vurderinger

Definert lavdriftsperiode i UNN er 9 uker i perioden uke 26-34, perioden er fleksibel i den forstand at den enkelte enhet selv må vurdere lengden på denne. Hovedferieperioden er i henhold til ferieloven 1. juni – 30. september.

Vurder om perioden skal utvides lokalt for bedre tilgang på kjent personell i forbindelse med koronapandemien.

  • Starte ferieavviklingen tidligere?
  • Avslutte ferieavviklingen senere?

I UNN har vi fleksibel ferieavvikling, det vil si at man velger 2- eller 3-delt ferieavvikling basert på behov. På samme måte avgjør man lokalt om det skal være 3 eller 4 uker sammenhengende feriefritid. Dette fordi drift i ferieperioden og ferieavvikling skal planlegges basert på behov og nødvendig samarbeid mellom enheter. Det vil derfor være ulik innretning i ulike enheter, seksjoner, avdelinger og klinikker i UNN.

Velg 2-delt ferieavvikling à 4 uker dersom behovet er å få avviklet mest mulig ferie, på kortest mulig tid ila ferieperioden veier tyngst.

  • Antallet fast ansatte tilstede halveres i perioden (samlet 8 uker).
  • Gir lite restferie, bare en uke pr ansatt.

Velg 2-delt ferieavvikling à 3 uker dersom behovet for kortest mulig ferieavvikling veier tyngst.

  • Gir kortest feriefravær (samlet 6 uker), men halvparten av fast ansatte er fraværende i perioden.
  • Gir 2 uker restferie pr ansatt som må tas ut ila året.

Velg 3-delt ferieavvikling à 4 uker dersom behovet for å ha mest mulig av fast personale tilgjengelig gjennom perioden er like viktig som å avvikle mest mulig av ferien i ferieperioden.

  • Gir lengst feriefravær, forlenger ferieperioden til 12 uker
  • Betyr at 1/3 av alle fast ansatte er fraværende gjennom hele sommeren

Velg 3-delt ferieavvikling à 3 uker dersom behovet for å ha mest mulig av fast personale tilgjengelig gjennom perioden er størst.

  • Gir 9 uker feriefravær der 1/3 av fast personale er ute samtidig
  • Gir 2 uker restferie pr ansatt som må tas ut ila året.

Ferie skal underrettes tidligst mulig og senest 2 mnd. før ferien tar til, såfremt ikke særlige grunner er til hinder for dette. Hva betyr dette for oss.

2 mnd. varsel på ferie betyr at den enkelte ansatte i utgangspunktet skal vite tidspunkt for sin ferie minst 2 mnd. i forvegen. For de som skal starte sin ferie først i hovedferieperioden, fra 22. juni, innebærer de at de skal ha underretning om dette senest 22. april.

  • Ikke krav til at arbeidsplanen for samme periode må være ferdig
  • Varslingsfristen kan avvikes ved særlige grunner, Covid-19 pandemien regnes som særlig grunn.
  • Vi anbefaler at vi forholder oss til 2 mnd. fristen så langt det er mulig, men basert på den særskilte situasjonen vi nå er i, kan varslet ferie unntaksvis måtte endres.

Planlegge årets ferieavvikling i uforutsigbar pandemi situasjon

Selv om situasjonen vi står i er spesiell og uforutsigbar, gjelder ordinære rammer for planlegging med utgangspunkt i forventet drift, rettigheter knyttet til ferieavvikling samt gjeldene lov og avtaleverk.

Vurder hvilke enheter man planlegger drift ved, hvilke som bør og kan sammenslås og hvilke som kan/skal være stengt fremover

Vurder lengden på arbeidsplaner inn mot sommerperioden og gjennom sommeren mot høsten.

  • Hensynta endringer som sammenslåtte enheter og omdisponering av personell. Mulig du har personell som skal jobbe ferieperioden og avvikle planlagt ferie ved annen enhet.
  • Kan være hensiktsmessig med en plan som går frem til hovedferieperioden starter og ny plan fra 22.06.20.
  • Vurder hvor lang plan dere ønsker, mange lager 4 ukers planer nå fordi de forventer endringer med kort varsel.
  •  Dersom dere avviker fra antall planlagte kalenderplaner drøftes grunnlaget med dette med tillitsvalgte. Situasjonen vi står i gir grunnlag for dette.  

Sentral avtale om kortere varslingsfrist reduserer varslingsfristen for ny plan ned til 3 dager.

  • Første gang dere lager plan med kortere varslingsfrist enn AML sine 14 dager, skal ansatte ha betalt forskjøvet tillegg (50% av timelønn) for alle timer som avviker fra opprinnelig plan inntil varslingsfristen på 14 dager er innfridd. Altså ikke de første 14 dagene av planen, men for evt. endringer fra gammel plan i fra ansatte får melding om ny plan til varslingstiden er ivaretatt.

Rammer for arbeidsplan er avtalt mellom partene sentralt. Dette innebærer at vi skal forholde oss til de sentralt avtalte rammene i alle planer som etableres i denne tiden, gjelder også kalenderplanene.

  • Basert på sentral avtale kan dere etter drøfting med tillitsvalgte planlegge ut fra følgende rammer:
    • Gjennomsnittsberegning
    • 54 timers uke
    • 10 timers vakt (opp mot 12,5 time dersom dere har dette fra før)
    • Inntil 3 helg- og høytidsdager i strekk (maks halvparten ila året)
    •  Hviletid henholdsvis 8 timer mellom to arbeidsperioder og 28 timer sammenhengende ila en uke

De som allerede har iverksatt kalenderplan for ferieperioden

Dersom planen allerede er iverksatt, er det mulig dere må gjøre endringer basert på situasjonen med koronapandemien fordi enheter slås sammen, personell omdisponeres, klinisk drift skaleres ned mm.

Dersom det etableres ny plan for ferieperioden gjøres det i tråd med sentralt inngåtte avtaler

  • Vær obs på varslingsfrist og forskjøvet vakt ved første gangs endring
  • Rammer for ny plan følger rammer i sentral avtale
  • Ved endring midt i en planperiode må den enkelte ansatte beregnes ut/inn i plan
    • Beregne sum arbeidstimer i perioden basert på gammel plan (tomme uker utover gammel plan beregnes med ordinært uketimetall basert på regelsett)
    • Trekk fra faktisk planlagte timer i perioden i ny plan
    • Dersom det gir plusstimer (for få planlagte timer) kan det etter avtale med den ansatte enten brukes til ekstra vakt i perioden, regnes mot FKP dager, eller trekkes fra i avspaseringsbank.
    • Dersom det gir minustimer (for mange planlagte timer) kan det etter avtale med den ansatte enten fjernes vakter tilsvarende timer i perioden, legges som plusstimer i avspaseringsbank eller utbetales som overtid.
    • Dersom man ved etablering av ny plan før gammel plan er gått ut, har behov for å endre plassering av en FKP dag, skal denne gå tilbake til bank og det kan legges ordinær arbeidstid tilsvarende timetallet på samme dag i plan. Dog innenfor gjeldende rammer for arbeid på helg- og høytidsdager