Behandling av helse- og personopplysninger i forskning og andre prosjekter er av midlertidig art. Ved prosjektavslutning skal opplysninger, dokumenter og humant biologisk materiale forsvarlig langtidsoppbevares, anonymiseres eller slettes/destrueres i tråd med vedtak fra personvernombudet og/eller REK.
Hvis prosjektet gjennomføres basert på vedtak fra REK, skal prosjektleder sende sluttmelding på eget skjema til REK senest seks måneder etter at godkjenningsperioden er utløpt, jf. Helseforskningsloven § 12. Dersom prosjektet ikke igangsettes eller gjennomføres skal prosjektleder også sende melding om dette via sluttmeldingsskjemaet.
Prosjektet skal registreres som avsluttet der den er registrert, for eksempel helsenorge.no, Clinicaltrials.gov mm.
Prosjektet skal også registreres som avsluttet hos både PVO og/eller SIKT, dersom prosjektet er anbefalt/registrert der.
Ved eventuell forskningsbiobank må prosjektleder søke REK om tillatelse til opphør, nedleggelse eller overtakelse av forskningsbiobank.
Sluttmeldinger og sluttrapporter skal arkiveres på prosjektets sak i arkivsystemet, Elements (ivaretas av Klinisk forskningsavdeling og PVO).
Sluttrapport til finansieringskilde
Prosjektleder oppfordres til å notere læringspunktene ved gjennomføring av prosjektet i sluttrapporten. Hva var læringspunktene ved gjennomføring av prosjektet? Hvilke utfordringer oppstod og hvordan ble de løst? Hva lærte du av dette? Hvordan kan fremtidige fallgruver eller utfordringer unngås? Var det noe andre interessenter ga deg/dere lærdom om? Hvilke forslag til forbedringer for gjennomføring av prosjektet har du? Hadde noen av læringspunktene direkte innvirkning på selve prosjektet? Hvordan? Dine anbefalinger?
Sletting/anonymisering og destruksjon av forskningsdata
Når prosjektet avsluttes skal data behandles i tråd med godkjenninger og vilkår (for eksempel fra REK). Prosjektleder har ansvar for at forskningsdata anonymiseres, slettes eller langtidsoppbevares i tråd med vedtak fra REK eller andre instanser.
Det er ikke anledning til å benytte forskningsdata i andre prosjekter uten at nye godkjenninger er innhentet.
Ved avslutning av prosjekter forankret på UNN skal prosjektleder informere personvernombudet ved å sende melding om avslutning og informasjon om sletting/anonymisering til personvernombudet@unn.no.
Relevante rutiner i DOCMAP (kun tilgjengelig via Intranett):
Avslutning av forskningsprosjekt - [PR23537]
Langtidsoppbevaring av forskningsdata - [PR23538]